Expert m365 – sharepoint/teams/purview - Detachering vacature

Vacatureomschrijving

Opdrachtomschrijving
Per augustus zijn wij op zoek naar een Expert M365 – Sharepoint/Teams/Purview voor 36 uur per week. Het betreft een tijdelijke detachering voor een periode van 8 maanden. Het hoogheemraadschap van Rijnland is gevestigd te Leiden. Expert M365 – Sharepoint/Teams/Purview, schaal 9

Werkzaamheden, eisen en wensen
Profiel Externe M365- SharePoint/Teams/Purview specialist t.b.v. inrichting DMS in M365 (SharePoint/Teams) met Purview en Corsa-koppeling

Aanleiding
De hoogheemraden van Rijnland en Schieland en Krimpenerwaard maken sinds enige tijd actief gebruik van Microsoft 365 (M365) met SharePoint en Teams als kernapplicaties voor samenwerking en documentopslag. Hoewel Corsa nu het centrale DMS/RMA is, worden in de praktijk steeds meer documenten in SharePoint en Teams opgeslagen, al dan niet ontstaan vanuit samenwerkingsverbanden. Het is daarom nodig om M365 nu en doordacht verder in te richten, met duidelijke kaders voor informatiebeheer, beveiliging en gebruikersadoptie. Met als doel om:
a) terugvindbaarheid van documenten te vergroten,
b) efficiënter documentbeheer te kunnen voeren,
c) informatie beter te kunnen beveiligen, en
d) wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet, Woo en AVG te kunnen naleven.

Om dit te kunnen realiseren is tijdelijk extra personele capaciteit nodig om het huidige team dat voor deze opdracht aan de lat staat te versterken.

Doel van de opdracht
Het verkennen en realiseren van een toekomstbestendige, compliant en gebruikersgerichte inrichting van de bestaande Microsoft 365 (SharePoint/Teams) als Document Management Systeem (DMS), compliant aan wet- en regelgeving en geldende standaarden en normen. De focus ligt op een DMS-inrichting maar bij voorkeur (afhankelijk van kennis en ervaring medewerker) ook integratie van Microsoft Purview voor informatiebeveiliging (DLP). De medewerker is verantwoordelijk voor het adviseren, plannen, ontwerpen, bouwen, configureren en integreren van de Microsoft 365-omgeving. Hij of zij vertaalt functionele vragen naar concrete technische oplossingen en bedenkt manieren om bedrijfsprocessen en procedures te stroomlijnen. Daarbij wordt optimaal gebruikgemaakt van de kennis en ervaring binnen de eigen organisatie en het netwerk van de medewerker, waardoor oplossingen niet alleen technisch solide zijn, maar ook aansluiten bij bewezen praktijkinzichten.

Taken en verantwoordelijkheden

1. Functioneel ontwerp en inrichting
• Meedenken en adviseren over het ontwerpen van document- en recordbeheerprocessen (opslag, versiebeheer, toegang, retentie).
• In gezamenlijkheid met de Rijnland-medewerkers inrichten van een metadata- en classificatiestructuur conform MDTO en NEN-ISO 16175.
• Inrichten van SharePoint-documentbibliotheken, inhoudstypen (zoals Document Sets), kolommen en Team/Site-templates.
• Configureren van recordbeheerfunctionaliteiten en bewaartermijnen, afgestemd op Corsa-koppeling of Purview.

2. Technische implementatie
• Selecteren en configureren van M365-componenten zoals SharePoint (Premium) en Microsoft Purview.
• Implementeren van workflows en automatiseringsregels (bijv. met Power Automate).
• Inrichten van provisioning voor Teams/SharePoint op basis van templates.
• Optimaliseren van zoekfunctionaliteit, mogelijk met integratie met Copilot en Graph Connectors.
• Mogelijk ook: inrichten van vertrouwelijkheidslabels en DLP-beleid in Purview.

3. Beveiliging en compliance
• Inrichten van auditlogs, activity monitoring, waarschuwingen en rapportages via Purview.
• Borgen van compliance met Archiefwet, Woo, AVG en normen/standaarden zoals BIO, MDTO en DUTO.

4. Integraties en scenario-advies
• Adviseren over inzet van scenario’s voor M365 en Corsa als DMS/RMA.
• Opstellen en toepassen van inrichting voor koppeling Teams/SharePoint ↔ Corsa (BCT connector).
• Onderzoeken en testen van integraties met documentsjablonengenerator, digitale handtekening en e-mailarchivering (zoals Xential en Validsign).

5. Adoptie en training
• Mede ontwikkelen van communicatie- en adoptieaanpak voor pilotgebruikers.
• Trainen van key-users en begeleiden van gebruikers tijdens de pilot.
• Monitoren van gebruik, verzamelen van feedback en bijsturen waar nodig.

Gewenste expertise en profiel
De persoon die wij zoeken:
• Heeft ruime ervaring met Microsoft 365-implementaties in complexe (semi-)publieke omgevingen.
• Is vertrouwd met het inrichten van SharePoint als DMS én RMA, inclusief koppelingen met archiefsystemen zoals Corsa.
• Heeft diepgaande kennis van Microsoft Purview, inclusief retentiebeleid, vertrouwelijkheidslabels en bij voorkeur ook DLP.
• Combineert technische expertise met een pragmatische, planmatige en resultaatgerichte aanpak.
• Denkt mee vanuit het grotere geheel en weet vanuit kennis en ervaring te adviseren in oplossingsrichtingen.

Eisen

• Combineert technische expertise met een pragmatische, planmatige en resultaatgerichte aanpak.
• Denkt mee vanuit het grotere geheel en weet vanuit kennis en ervaring te adviseren in oplossingsrichtingen.
• Diepgaande kennis van Microsoft Purview, inclusief retentiebeleid, vertrouwelijkheidslabels en bij voorkeur ook DLP.
• Ruime ervaring met Microsoft 365-implementaties in complexe (semi-)publieke omgevingen.
• Vertrouwd met het inrichten van SharePoint als DMS én RMA, inclusief koppelingen met archiefsystemen zoals Corsa.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgenof stuur een e-mail naar We helpen je graag verder!